SOX-Konformität. Überblick und Checkliste.

Regulatorische Konformität ist ein wichtiger Bestandteil des Geschäfts, besonders wenn man im Finanzdienstleistungssektor tätig ist. Darüber hinaus muss man stets auf sensible Datenlecks achten, da sonst ein Vertrauensverlust bei den Kunden und ein Reputationsschaden droht. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über eines der bedeutendsten regulatorischen Verfahren, das Sarbanes-Oxley-Gesetz, allgemein bekannt als SOX.

Wer muss SOX-konform sein?

SOX gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte in den Vereinigten Staaten tätigen, sowie für Unternehmen, deren Aktien an US-Börsen notiert sind, unabhängig von ihrem Registrierungsort und Unternehmensumfeld. SOX gilt auch für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die SOX-Konformitätsprüfungen durchführen. SOX-Konformität ist für Unternehmen erforderlich, wenn sie einen Börsengang (IPO) planen.

Was Sie über die SOX-Konformität wissen müssen

Im Jahr 2002 erließ der US-Kongress den Sarbanes-Oxley Act, um börsennotierte Unternehmen vor internen und externen betrügerischen Handlungen zu schützen und Finanzberichte transparenter zu gestalten. Es war eine Reaktion auf Unternehmens- und Buchhaltungsskandale in bekannten Unternehmen wie Enron, Adelphia und WorldCom. Aufgrund dieses Gesetzes formalisieren börsennotierte Unternehmen (einschließlich ausländischer Unternehmen) ihr System von Checks and Balances. Der Schlüsselpunkt von SOX besteht darin, vertrauenswürdige Beziehungen zwischen Unternehmen und ihren Stakeholdern aufzubauen. Um auf die SOX-Prüfung vorbereitet zu sein, müssen Sie einige Anforderungen kennen.

SOX-Konformitätsanforderungen:

• Die CEOs und CFOs sind persönlich für alle Unternehmensdokumente verantwortlich, die vollständig und korrekt sein müssen. Dies ist die Anforderung von Abschnitt 302 von SOX. Darüber hinaus sind sie für alle internen Kontrollen verantwortlich und müssen die Kontrollen der letzten 90 Tage überprüfen.
• Alle Mängel müssen nach dem korrekten Verfahren so schnell wie möglich gemeldet werden, um ihre Transparenz zu gewährleisten.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Datensicherheitsrichtlinie von allen Benutzern aktualisiert und eingehalten wird. Jedes Unternehmen sollte eine umfassende Datensicherheitsstrategie haben. Diese sollte implementiert werden, um alle finanziellen Informationen während des gesamten Workflows zu schützen und abzusichern.
• Die Dokumentation sollte jederzeit mit aktuellen Daten verfügbar sein. Dies beweist, dass das Unternehmen konform ist und die SOX-Konformitätsmaßnahmen kontinuierlich überwacht.

Übrigens sollten Sie verstehen, dass SOX auch Ihre IT-Abteilung betrifft, da diese für die Speicherung der Unternehmensdokumentation verantwortlich ist. Das bedeutet, dass Sie auch darauf achten müssen, wie Datensätze gespeichert werden, um den SOX-Anforderungen zu entsprechen.

SOX-Checkliste

Es ist schwer, sich alles zu merken. Daher ist es sehr nützlich, eine Checkliste für die SOX-Konformität zu haben. Solange Sie diese haben, können Sie sich alles merken, worauf Sie sich konzentrieren müssen, und den richtigen Weg einschlagen. Hier sind einige Gedanken dazu, was auf Ihrer Liste stehen sollte:

1. Immer auf dem neuesten Stand bleiben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software ordnungsgemäß konfiguriert ist und vom Anbieter nicht vernachlässigt wird.
2. Stellen Sie das erforderliche Zugriffslevel für den Prüfer bereit, um Ihre Finanzdokumentation zu überprüfen. Diese sollte klar und verständlich sein. Es sollten keine Änderungen vorgenommen werden, da alle Ihre Aussagen mit den vorherigen verglichen werden.
3. Zögern Sie nicht, Verstöße zu melden und alle Probleme im Zusammenhang mit den Konformitätsverfahren.
4. Seien Sie sich aller Warnmeldungen bewusst und halten Sie diese fest. Dies bringt Ihnen viele Vorteile während der Prüfungszeit, aber Sie sollten dies das ganze Jahr über aufrechterhalten.

Natürlich können Sie diese Liste erweitern. Hier geben wir Ihnen nur die wichtigsten Punkte. Die nächsten Schritte liegen bei Ihnen. Und eine weitere wichtige Sache, die Sie in Ihre Erinnerung schreiben sollten, ist, dass alle Finanzunterlagen, E-Mails und alle anderen Informationen, die mit dem Unternehmen verbunden sind, den Prüfern mindestens 5 Jahre zur Verfügung stehen sollten.

SOX Interne Kontrollen

Um auf die Prüfung vorbereitet zu sein, müssen Sie sicherstellen, dass alle Ihre internen Systeme aktualisiert und organisiert sind. Das bedeutet, dass Sie wissen müssen, wie alle Daten gespeichert werden. Dazu gehören Zugriff, Sicherheit, Datensicherung und Änderungsmanagement. Diese vier internen Kontrollen werden von den Prüfern im Rahmen der jährlichen Prüfung untersucht. Es ist wichtig, Ihr Wissen in diesen Kontrollen darzulegen. Gemäß Abschnitt 404 von SOX werden die Prüfer jedes Jahr überprüfen, wie gut Sie die internen Kontrollen aufrechterhalten. Lassen Sie uns jede Kontrolle genauer betrachten:

• Zugriff. Es gibt zwei Arten von Kontrollen: physisch und elektronisch. Jeder Benutzer hat nur Zugriff auf die notwendigen Informationen, um seine Arbeit zu erledigen. Dies ist einer der Hauptziele der SOX-Prüfung.
• Sicherheit. Dies bedeutet, dass Sie Ihr System vor einer Datenpanne schützen können.
• Datensicherung. Dies bedeutet, dass Sie alle Ihre Finanzberichte in externen Sicherungen gespeichert haben.
• Änderungsmanagement. Dies bedeutet, dass Sie alle Ihre Prozesse aktualisieren sollten, um Benutzer zu verfolgen und auch neue Software zu installieren, um Ihre Datenbank zu ändern und zu aktualisieren.

Erwähnenswert ist, dass Unternehmen unabhängige Prüfungsagenturen für SOX-Zwecke beauftragen sollten. Eine und dieselbe Prüfungsgesellschaft kann keine verschiedenen Prüfungen für Sie durchführen. Dies ist notwendig, um Interessenkonflikte zu vermeiden, da SOX-Prüfer Ihre Finanzberichte überprüfen.

Compliance-Software

Um SOX-konform zu sein, ist es unerlässlich, Ihre Kompetenz in Bezug auf interne Kontrollen zu demonstrieren. Diese Kontrollen sind darauf ausgelegt, Fehler und Betrug in Ihren Finanzunterlagen zu identifizieren und zu verhindern. Um Ihre Kompetenz in der SOX-Konformität zu zeigen, müssen Sie immer sicherstellen, dass alles unter Ihrer Kontrolle ist. Da das IT-Team ebenfalls für die Einhaltung verantwortlich ist, benötigt auch diese Abteilung Unterstützung. Zum Beispiel eine genaue Lösung, die einen Großteil der Routinearbeit automatisiert. Hier können Sie die Compliance-Software verwenden. Entdecken Sie die DataSunrise Data and Database Security Plattform, die Ihre Prüfung erleichtert und SOX nicht mehr schwierig sein wird:

• Überwachen Sie alle Änderungen, die finanzielle Transaktionen betreffen, wie Datenänderungen und Datenbankkonfigurationen. Darüber hinaus können Sie den Zugriff auf in Amazon S3 gespeicherte Dokumente überprüfen und maskieren, falls es notwendig ist, bestimmte vertrauliche Informationen für bestimmte Benutzer zu verbergen. DataSunrise ermöglicht es Ihnen, den am besten geeigneten Bereitstellungsmodus auszuwählen: Proxy, Sniffer oder Lesen von Datenbankprüfungsprotokollen.
• Schützen Sie finanzielle Daten vor unbefugtem Zugriff. Mit DataSunrise können Sie das Benutzerzugriffslevel auf Daten einfach konfigurieren, indem Sie ihnen minimale und ausreichende Privilegien gewähren.
• Zentralisieren und automatisieren Sie Prüfungsregeln, Sicherheits- und dynamische Maskierungskonfigurationen durch unseren Compliance-Manager. Es hilft Ihnen, verschiedene Vorschriften einzuhalten, einschließlich SOX. Hier verwenden wir regelmäßige Entdeckung sensibler Daten mit Tabellenbeziehungen.
• Trennen Sie Pflichten und gewährleisten Sie die Unabhängigkeit der Prüfer. DataSunrise Audit und Sicherheit helfen Ihnen, den Benutzerzugriff zu kontrollieren. Jeder Benutzer hat nur Zugriff auf die benötigten Daten. Dies hilft, betrügerische Aktivitäten und die Manipulation von Prüfungsprotokollen zu verhindern.
• Kennen Sie die Schwachstellen einer bestimmten Datenbankversion. Die DataSunrise-Software scannt alle Datenbanken und bewertet ihre Schwachstellen. Sie sehen die bestehenden Probleme und vorgeschlagenen Abhilfemaßnahmen.
• Übertragen Sie sicher nur die notwendigen Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens mit statischer Datenmaskierung. Dadurch können Sie einen ordnungsgemäß begrenzten Datensatz mit ausgewähltem Ersatz realer privater Daten durch gefälschte Werte erstellen.
• Sehen Sie jede Aktivität von internen und externen Benutzern durch das einfache und flexible Berichterstattungssystem von DataSunrise.

Es gibt zahlreiche Anforderungen für interne Kontrolle, Finanzberichterstattung und Offenlegungen. Oftmals müssen Unternehmen mehr als eine Vorschrift einhalten. Zum Beispiel müssen Sie sich bei SOX auf die Integrität der Prüfung und Berichterstattung konzentrieren. Aber bei HIPAA müssen Sie alle Daten Ihrer Kunden schützen, um einen Leck zu vermeiden. Es ist herausfordernd und teuer, wenn Sie beide Verfahren gleichzeitig einhalten müssen.

DataSunrise und SOX-Konformität

DataSunrise hilft Ihnen, die SOX-Vorschriften mit dem Database Regulatory Compliance-Tool zu kontrollieren, zu automatisieren und zu verwalten.

DataSunrise gewährleistet umfassenden Datenschutz in SQL- und NoSQL-Datenbanken durch Analyse der Einhaltung, Konfiguration und Anwendung von Sicherheitsrichtlinien. DataSunrise verfügt über eine Vielzahl von Sicherheitsregeln und -richtlinien, einschließlich dynamischer Datenmaskierung, Datenprüfung, Blockierung unbefugten Zugriffs und Verhinderung von SQL-Injection.

Darüber hinaus bietet DataSunrise die automatische Berichterstellung. Erhalten Sie Berichte zu Prüfungen, Sicherheit und Betriebsfehlern für alle Abfragen zu sensiblen Daten, alle unautorisierten Abfragen und fehlgeschlagenen Operationen mit sensiblen Daten. Erfahren Sie mehr über DDRC in der Praxis.

Die DataSunrise Data & Database Security-Software gewährleistet Ihnen die Einhaltung einer Reihe von Vorschriften wie SOX, HIPAA, GDPR und anderen. Wir bieten eine Reihe von Prüfungs- und Datensicherheitslösungen an, die Ihnen helfen, verschiedene Verpflichtungen zu erfüllen, von der Datenprüfung bis zur Datensicherheit in der Cloud oder vor Ort. Die Implementierung der DataSunrise-Software ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihr Geschäft zu konzentrieren und Ihre Zeit und Ihr Budget zu sparen.