DSAR-Konformität

Als Verordnungen wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und das CCPA (California Consumer Privacy Act) in Kraft traten, bekamen die Menschen ein besseres Verständnis ihrer Datenschutzrechte. Mit dem Bewusstsein kommen Handlungen. Das bedeutet, dass Unternehmen viele Zugriffsanfragen von Verbrauchern erhalten, da jeder wissen möchte, zu welchen Zwecken ihre Daten gesammelt und wie sie verarbeitet werden. Es wäre großartig, wenn die Bearbeitung dieser Anfragen automatisch erfolgen würde. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diesen Prozess vereinfachen können.

Was ist DSAR und wie erfüllt man es?

Eine Data Subject Access Request (DSAR) ist eine Methode, bei der eine betroffene Person ein Unternehmen fragt, welche persönlichen Informationen es über sie hat und zu welchen Zwecken diese verwendet werden. Gemäß diesen Anfragen können Verbraucher das Unternehmen bitten, auf ihre privaten Informationen zuzugreifen, sie zu korrigieren oder sie zu löschen. Darüber hinaus betreffen all diese Anfragen auch Dritte, mit denen persönliche Informationen geteilt wurden. Das bedeutet, dass, wenn ein Kunde die Löschung persönlicher Daten verlangt, diese auch auf ihrer Seite gelöscht werden müssen. Der Prozess der Rechteanfrage sollte so einfach wie möglich sein. Zum Beispiel können Sie ein Antragsformular auf Ihrer Website haben oder die Kontaktdaten der Abteilung angeben, die für solche Anfragen zuständig ist. Außerdem müssen Verbraucher ihre Informationen nicht schriftlich anfordern. Sie können Sie einfach fragen wie „Welche Daten haben Sie über mich?“

In den meisten Fällen fordern Verbraucher eine Liste aller privaten Informationen an, die ein Unternehmen über einen Kunden oder Mitarbeiter hat. Manchmal werden nur spezifische Details verlangt. Um zu verstehen, was in den Anfragen der betroffenen Personen enthalten sein kann, sollten Sie wissen, welche Rechte Kunden und Mitarbeiter haben. Hier sind einige Rechte der betroffenen Personen, die angefragt werden können:

• Bestätigung, dass Sie persönliche Informationen verarbeiten;
• Zugriff auf persönliche Informationen;
• Kategorien der verarbeiteten Daten;
• Informationen über automatisierte Entscheidungsprozesse;
• Der Name der Dritten, mit denen persönliche Informationen geteilt werden können.

Denk daran, dass Verbraucher keinen Grund haben sollten, eine DSAR zu jeder Zeit zu stellen, die sie wollen. Unternehmen dürfen nur nach einer Identitätsüberprüfung der betroffenen Person fragen, um sicherzustellen, dass es nicht zu unbeabsichtigten Datenverstößen kommt.

Es gibt Ausnahmen in Situationen, in denen eine Person eine DSAR im Namen einer anderen Person einreichen kann, zum Beispiel:

• Antrag für ein Kind von jemandem mit elterlicher Verantwortung;
• Antrag im Namen eines Mitarbeiters oder Kunden;
• Wenn die betroffene Person Hilfe von einem Freund oder Verwandten anfordert.

Stellen Sie sicher, dass die dritte Partei wirklich im Namen Ihres Kunden oder Mitarbeiters anfragt. Zu diesem Zweck können Sie zusätzliche Dokumente anfordern, wie eine Geburtsurkunde, eine Vollmacht oder andere Dokumente, die die Beziehung belegen.

Unternehmen müssen Anfragen zur Einsichtnahme in personenbezogene Daten innerhalb einer festgelegten Frist erfüllen. Für die DSGVO sind es 30 Tage und für das CCPA 45 Tage. Wenn Sie die Antwort innerhalb dieses Zeitraums nicht bereitstellen können, müssen Sie das Subjekt so schnell wie möglich darüber benachrichtigen und erklären, warum Sie die Anfrage nicht rechtzeitig erfüllen können. Andernfalls sind Sie nicht konform und müssen hohe Geldstrafen zahlen.

Eines der wichtigsten Dinge beim Versand einer DSAR ist sicherzustellen, dass keine persönlichen Informationen über eine dritte Person oder ein Unternehmen enthalten sind. In solchen Fällen können Sie Informationen in der Anfrage schwärzen, andernfalls erfolgt ein Datenverstoß.

Um das Risiko eines Fehlers zu verringern, sollte die DSAR von einer erfahrenen Person erfüllt werden. In der Regel ist es ein DSB (Datenschutzbeauftragter). Es ist gut, eine Anleitung mit schrittweisen Anweisungen zu haben, falls ein DSB nicht verfügbar ist, sodass der Prozess nicht gestoppt wird. Es kann nützlich sein, wenn ein Teil Ihrer Mitarbeiter weiß, wie auf DSARs zu reagieren ist. Daher kann der Prozess einfacher werden. Diese Praxis hilft Ihnen, ein gutes Image unter Ihren Verbrauchern zu machen, da alle Anfragen rechtzeitig bearbeitet werden.

Automatisierung von DSAR. Warum ist es wichtig?

Einer der wichtigsten Momente bei der Verarbeitung von DSAR ist das Finden bestimmter Informationen über den Verbraucher. Persönliche Informationen können an verschiedenen Orten gespeichert werden, wie Cloud-Speicher oder lokal. Dieser Prozess ist zeitaufwendig, wenn Sie alle persönlichen Informationen über eine bestimmte Person manuell finden müssen. Danach müssen Sie einen Bericht für den Verbraucher erstellen. Zusammenfassend ist der Prozess der Erfüllung von DSARs komplex. Deshalb suchen Unternehmen nach einer Lösung, die diesen Prozess teilweise oder vollständig automatisiert.

Unternehmen können die Zeit reduzieren, die sie für den Bericht aufwenden müssen, indem sie automatische Lösungen verwenden. Wenn die Zeit verkürzt wird, werden die Verbraucher mit der Geschwindigkeit der Berichterstellung zufrieden sein. Wenn Sie einen zufriedenen Verbraucher haben, wirkt sich das positiv auf das Image Ihres Unternehmens aus. Sie können eine große Anzahl solcher Anfragen ohne Verzögerung bearbeiten. Mitarbeiter müssen keine manuelle Suche und Berichterstellung durchführen, sodass Sie deren Zeit für wichtige Aufgaben sparen können.

Vereinfachen Sie den DSAR-Prozess mit DataSunrise

DataSunrise bietet eine umfassende Lösung, die Ihnen hilft, den DSAR-Prozess zu erleichtern. Unser DSAR-Feature verfügt über leistungsstarke Such- und Berichtsfunktionen, die die Verarbeitung von Zugriffsanfragen vereinfachen. Sie haben die Möglichkeit, sicher nach benötigten Informationen in Ihren Datenbanken zu suchen. Darüber hinaus ist die DSAR-Funktionalität von DataSunrise einfach zu bedienen. Beginnen Sie in zwei Schritten:

• Zuerst müssen Sie die Suchparameter basierend auf einer Datenentdeckungsaufgabe konfigurieren;
• Dann geben Sie die benötigten Daten an und initiieren die Suchaufgabe.

Als Ergebnis erhalten Sie einen Bericht mit den angeforderten Daten. Sie haben die Daten aus der DSAR-Antwort und sind konform mit Vorschriften wie CCPA und DSGVO.

Mit der DSAR-Funktion von DataSunrise sind Sie konform mit Vorschriften wie DSGVO, CCPA und mehr. Stellen Sie sicher, dass alle Anfragen betroffener Personen gemäß den Sicherheitsstandards erfolgen. Zudem müssen Sie nicht viele verschiedene Tools für die Bearbeitung von DSAR implementieren, was Ihr Budget schont.

Es sollte immer eine Person (DSB, zum Beispiel) geben, die für die Überprüfung und Erfüllung des Antragsformulars auf die richtige Weise verantwortlich ist. Aber mit Hilfe der automatischen DSAR-Lösung wird die auf jede Anfrage aufgewendete Zeit erheblich reduziert. Sie sind herzlich eingeladen, unsere DSAR-Lösung auszuprobieren, um deren Vorteile zu sehen.