Cumplimiento de PIPEDA
¿Qué es PIPEDA?
La Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA) sirve como la base de las regulaciones de privacidad en Canadá, estableciendo los estándares para cómo las organizaciones del sector privado deben manejar los datos personales.
PIPEDA requiere que las organizaciones declaren abiertamente sus procedimientos de recolección, uso y distribución de datos, proporcionando la máxima visibilidad a los individuos. Esta ley también exige que las organizaciones aseguren el consentimiento de un individuo antes de reunir, aplicar o compartir su información personal.
Se debe informar a los clientes de todos los propósitos para los cuales se recolecta y utiliza la información. Si el cliente solicita cualquier corrección o eliminación, la empresa debe hacer los cambios necesarios sin demora. También deben entender a qué están dando su consentimiento. Para que el consentimiento sea considerado válido, las organizaciones deben proporcionar información sobre sus reglas y regulaciones de privacidad de una manera comprensible.
Generalmente, PIPEDA se aplica a los siguientes servicios proporcionados por el gobierno:
- Seguro de empleo
- Beneficios de jubilación
- Seguridad pública y política federal
- Recolección de impuestos y reembolsos
- Seguridad fronteriza
¿Quiénes deben cumplir con PIPEDA?
PIPEDA es la ley federal de privacidad en Canadá que regula a las organizaciones del sector privado que recolectan, usan o divulgan información personal durante sus actividades comerciales. Se aplica no solo a las organizaciones dentro de Canadá, sino también a organizaciones fuera del país si manejan datos personales de individuos residentes en Canadá. A pesar de la existencia de leyes provinciales de privacidad para organizaciones del sector público, PIPEDA sigue siendo la ley de privacidad de referencia para el sector privado en estas regiones. Además, las organizaciones que manejan información personal sensible, como registros de salud, pueden estar sujetas a requisitos aún más estrictos de PIPEDA.
PIPEDA y GDPR (Reglamento General de Protección de Datos)
PIPEDA y GDPR comparten el objetivo de proteger la información personal y defender los derechos de privacidad de los individuos, pero se diferencian en varios aspectos:
- Cobertura geográfica. Mientras que PIPEDA regula a las organizaciones del sector privado en Canadá, GDPR se extiende a todas las organizaciones que operan dentro de la Unión Europea, independientemente de la ubicación del procesamiento de datos.
- Derechos de eliminación. Los individuos tienen el derecho a que sus datos personales sean eliminados bajo GDPR, también conocido como el “derecho al olvido”, derecho que no está garantizado bajo PIPEDA.
- Nombramiento de un oficial de protección de datos. GDPR obliga a las organizaciones a nombrar un oficial de protección de datos en ciertos casos, mientras que PIPEDA no tiene esta obligación.
- Sanciones por incumplimiento. Tanto PIPEDA como GDPR imponen sanciones severas por incumplimiento, pero las sanciones de GDPR pueden ser más severas, alcanzando hasta el 4% de los ingresos anuales globales de una empresa o 20 millones de euros, lo que sea mayor.
La importancia de cumplir con PIPEDA
Cumplir con PIPEDA es crucial para preservar los derechos de privacidad de los individuos y establecer confianza en las organizaciones. Cumplir con PIPEDA demuestra el compromiso de una organización con la gestión responsable de datos y la protección de la privacidad, lo que potencialmente mejora su reputación y lealtad de los clientes.
La lista de verificación de PIPEDA
Esta lista de verificación puede ayudar a las organizaciones a asegurar que la información personal sea manejada de manera segura y cumpla con los requisitos establecidos por PIPEDA.
Para cumplir con PIPEDA, las organizaciones deben:
- Obtener el consentimiento de los individuos para recolectar, usar o divulgar su información personal.
- Reunir solo información personal y crítica para el negocio, explicando claramente la razón por su necesidad.
- Usar y divulgar la información personal solo para el propósito para el cual fue recolectada, a menos que se obtenga un consentimiento adicional.
- Verificar la exactitud de la información personal y hacer los cambios requeridos de manera oportuna.
- Aplicar políticas de seguridad para proteger la información personal contra el acceso y uso no autorizados.
- Retener la información personal solo el tiempo necesario para los propósitos para los cuales fue recolectada. Deben desecharla de manera segura cuando ya no sea necesaria.
- Recordar que los individuos tienen el derecho de acceder y solicitar la corrección de su información personal, y las organizaciones deben proporcionar acceso dentro de un plazo razonable.
El daño reputacional, la pérdida de confianza de los clientes y las sanciones económicas son algunas de las consecuencias que pueden enfrentar las organizaciones que no cumplen con las medidas anteriores.
Soluciones DataSunrise para el cumplimiento de PIPEDA
Las organizaciones deben tener procedimientos claros para asegurar que la información personal se maneje responsablemente. DataSunrise le ayuda a controlar, automatizar y administrar la Regulación PIPEDA con la herramienta de Cumplimiento de Regulaciones de Bases de Datos.
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