Cumplimiento de SOX. Descripción general y lista de verificación.

El cumplimiento normativo es una parte importante del negocio, especialmente cuando eres parte de un servicio financiero. Además, debes estar siempre al tanto de una fuga de datos sensibles; de lo contrario, enfrentarás la pérdida de confianza de los clientes y de tu reputación. En este artículo conocerás uno de los procedimientos regulatorios más significativos, la Ley Sarbanes – Oxley, comúnmente conocida como SOX.

¿Quién debe cumplir con SOX?

SOX se aplica a todas las empresas que hacen negocios en los Estados Unidos y a las compañías cuyas acciones están listadas en las bolsas de valores de EE. UU., independientemente de su lugar de registro y el alcance de la empresa. SOX también se aplica a las firmas de contabilidad que realizan auditorías de cumplimiento de SOX. El cumplimiento de SOX será requerido por las empresas al iniciar una oferta pública inicial (IPO).

Lo que necesitas saber sobre el cumplimiento de SOX

En 2002, el Congreso de los Estados Unidos promulgó la Ley Sarbanes – Oxley para proteger a las empresas públicas de acciones fraudulentas internas y externas y hacer que los estados financieros sean más transparentes. Fue una respuesta a los escándalos corporativos y contables en empresas famosas, como Enron, Adelphia y WorldCom. Debido a esta ley, las empresas que cotizan en bolsa (incluidas las extranjeras) formalizan su sistema de controles y balances. El punto clave de SOX es construir relaciones de confianza entre las empresas y sus partes interesadas. Para estar preparado para la auditoría de SOX, debes conocer algunos requisitos.

Requisitos de cumplimiento de SOX:

• Los CEOs y CFOs son personalmente responsables de todos los documentos de la empresa, los cuales deben ser completos y precisos. Es el requisito de la sección 302 de SOX. Además, son responsables de todos los controles internos y de revisar los controles durante los últimos 90 días.
• Todas las deficiencias deben ser reportadas siguiendo el procedimiento correcto lo antes posible para su transparencia.
• Asegúrate de que tu política de seguridad de datos esté actualizada y mantenida por todos los usuarios. Cada empresa debe tener una estrategia integral de seguridad de datos. Debe implementarse para proteger y asegurar toda la información financiera durante el flujo de trabajo.
• La documentación debe estar disponible en cualquier momento con datos actualizados. Esto demuestra que la empresa cumple y monitorea continuamente las medidas de cumplimiento de SOX.

Por cierto, debes entender que SOX también se ocupa de tu departamento de TI, porque ellos son responsables de almacenar la documentación corporativa. Esto significa que también necesitas prestar mucha atención a cómo se almacenan los registros para cumplir con SOX.

Lista de verificación de SOX

Es difícil mantener todo en mente. Es por eso que tener una lista de verificación para el cumplimiento de SOX es algo muy útil. Mientras la tengas, podrás mantener en mente todo lo que necesitas enfocar y seguir el camino correcto. Aquí presentamos algunas ideas sobre lo que debería incluirse en tu lista:

1. Mantente siempre actualizado. Asegúrate de que tu software esté configurado correctamente y no haya sido abandonado por un proveedor.
2. Proporciona el nivel necesario de acceso para que el auditor revise tu documentación financiera. Debe ser clara y comprensible. No debe haber cambios, ya que todas tus declaraciones se compararán con las anteriores.
3. No pospongas la notificación de violaciones y cualquier problema relacionado con los procedimientos de cumplimiento.
4. Esté atento a cualquier alerta y mantenlas registradas. Esto te dará muchas ventajas en el período de auditoría, pero debes mantener todo durante todo el año.

Por supuesto, puedes expandir esta lista. Aquí te damos solo el núcleo, las cosas más importantes. Los siguientes pasos serán tu responsabilidad. Y una cosa más importante que debes anotar en tu recordatorio es que todos los registros financieros, correos electrónicos y cualquier otra información relacionada con la empresa deben estar disponibles para los auditores por al menos 5 años.

Controles Internos de SOX

Para estar listo para la auditoría, debes asegurarte de que todos tus sistemas internos estén actualizados y organizados. Esto significa que debes saber cómo se almacenan todos los datos. Incluye acceso, seguridad, respaldo de datos y gestión de cambios. Estos cuatro controles internos serán investigados por los auditores como parte de la auditoría anual. Es significativo mostrar tu alcance en estos controles. Según la sección 404 de SOX, cada año los auditores verificarán qué tan bien mantienes los controles internos. Vamos a examinar cada control más de cerca:

• Acceso. Hay dos tipos de controles: físicos y electrónicos. Cada usuario tiene acceso solo a la información necesaria para hacer su trabajo. Es uno de los principales objetivos de la auditoría de SOX.
• Seguridad. Significa que puedes proteger tu sistema de una violación de datos.
• Respaldo de datos. Significa que tienes todos tus informes financieros en copias de seguridad fuera del sitio.
• Gestión de cambios. Significa que debes mantener todos tus procesos actualizados, lo que te permite realizar un seguimiento de los usuarios, así como instalar nuevo software para cambiar y actualizar tu base de datos.

Vale la pena mencionar que las empresas deben contratar agencias de auditoría independientes para propósitos de SOX. Así, una misma empresa de auditoría no puede hacer diferentes auditorías para ti. Esto es necesario para prevenir el conflicto de intereses, ya que los auditores de SOX verifican tus estados financieros.

Software de Cumplimiento

Para ser conforme a SOX, es esencial demostrar tu competencia en controles internos. Estos controles se crean para identificar y prevenir errores y fraudes en tus registros financieros. Para mostrar tu competencia en el cumplimiento de SOX, siempre debes asegurarte de que todo esté bajo control. Dado que el equipo de TI también es responsable del cumplimiento, este departamento también necesita apoyo. Por ejemplo, una solución precisa que automatice una gran parte del trabajo rutinario. Aquí puedes usar el software de cumplimiento. Descubre la plataforma de Seguridad de Datos y Bases de Datos de DataSunrise, que facilita tu auditoría y el cumplimiento de SOX ya no será difícil:

• Monitorea todos los cambios que afectan a las transacciones financieras como cambios de datos y configuraciones de bases de datos. Además, puedes auditar el acceso a documentos almacenados en Amazon S3 y enmascararlos si es necesario ocultar alguna información sensible para ciertos usuarios. DataSunrise te permite elegir el modo de implementación más adecuado: Proxy, Sniffer, o lectura de registros de auditoría de bases de datos.
• Protege los datos financieros contra el acceso no autorizado. DataSunrise te permite fácilmente configurar el nivel de acceso de usuario a los datos, proporcionándoles privilegios mínimos y suficientes.
• Centraliza y automatiza las reglas de auditoría, la seguridad y las configuraciones de enmascaramiento dinámico gracias a nuestro administrador de cumplimiento. Te ayuda a mantener diferentes regulaciones, incluyendo SOX. Aquí usamos el descubrimiento periódico de datos sensibles utilizando relaciones de tablas.
• Separa las funciones y garantiza la independencia del auditor. DataSunrise te ayuda a controlar el acceso de los usuarios. Cada usuario tendrá acceso solo a los datos necesarios. Ayuda a prevenir la actividad fraudulenta y la manipulación de los registros de auditoría.
• Conoce las vulnerabilidades de una versión específica de la base de datos. El software de DataSunrise escanea todas las bases de datos y evalúa sus vulnerabilidades. Verás los problemas existentes y los pasos sugeridos para su remediación.
• Transfiere de manera segura solo la información necesaria entre diferentes departamentos de tu empresa con enmascaramiento estático de datos. Te permite crear un conjunto de datos adecuadamente limitado con un reemplazo selectivo de datos privados reales por valores ficticios.
• Ve cada actividad de usuarios internos y externos gracias al sistema de informes simple y flexible de DataSunrise.

Hay numerosos requisitos para el control interno, los informes financieros y las divulgaciones. A menudo, las empresas necesitan cumplir con más de una regulación. Por ejemplo, para SOX, necesitas enfocarte en la integridad de la auditoría y los informes. Pero para HIPAA necesitas proteger todos los datos de tus clientes para evitar su fuga. Es un desafío y costoso si necesitas cumplir con ambos procedimientos al mismo tiempo.

DataSunrise y el cumplimiento de SOX

DataSunrise te ayuda a controlar, automatizar y administrar la Regulación SOX con la herramienta de Cumplimiento Regulatorio de Bases de Datos.

DataSunrise asegura una protección integral de datos en bases de datos SQL y NoSQL con análisis de cumplimiento, configuración y aplicación de políticas de seguridad. DataSunrise tiene una variedad de reglas y políticas de seguridad, incluyendo enmascaramiento dinámico de datos, auditoría de datos, bloqueo de acceso no autorizado y prevención de inyecciones SQL.

Además, DataSunrise proporciona generación automática de informes. Obtén los informes de auditoría, seguridad y errores operativos sobre todas las consultas a datos sensibles, todas las consultas no autorizadas y las operaciones fallidas con datos sensibles. Descubre más sobre DDRC en acción.

El software de seguridad de Datos y Base de Datos de DataSunrise asegura que cumplas con una serie de regulaciones como SOX, HIPAA, GDPR, y otras. Ofrecemos una gama de auditorías y soluciones de seguridad de datos para ayudarte a cumplir con diferentes obligaciones, desde la auditoría de datos hasta la seguridad de datos en la nube o en las instalaciones. La implementación del software de DataSunrise te permite concentrarte en tu negocio y ahorrar tiempo y presupuesto.