Traitement Légal
Le Règlement Général sur la Protection des Données, ou RGPD, énonce des règles strictes sur la manière dont les entreprises peuvent effectuer le traitement légal des DPI des individus dans l’Union Européenne.
Au cœur de ces règles se trouve l’exigence que tout traitement de données personnelles doit avoir une base légale. Il y a six bases légales pour le traitement des données en vertu du RGPD.
Les entreprises doivent déterminer la base légale appropriée avant de traiter des données personnelles.
Quelles sont les Six Bases Légales pour le Traitement des Données Personnelles ?
Le RGPD décrit six raisons légales de traiter des données personnelles :
- La personne concernée a donné son consentement pour traiter ses données à des fins spécifiques.
Le traitement est nécessaire pour :
- Se conformer à une obligation légale.
- Protéger les intérêts vitaux de quelqu’un.
- Effectuer une tâche d’intérêt public.
- Les intérêts légitimes de l’entreprise, sauf lorsque ces intérêts sont supplantés par les droits de la personne concernée.
Examinons plus en détail certains de ces fondements du traitement légal. Le consentement est l’une des bases légales les plus couramment utilisées.
Lorsqu’on se base sur le consentement, il est essentiel qu’il soit spécifique, informé et sans ambiguïté. Les cases pré-cochées ou le consentement implicite ne sont pas valides sous le RGPD.
Par exemple, si un site web souhaite utiliser des cookies pour suivre le comportement des utilisateurs à des fins publicitaires, il doit obtenir un consentement clair et affirmatif de l’utilisateur.
Une bannière qui dit “en utilisant ce site, vous acceptez les cookies” ne serait pas suffisante. L’utilisateur doit cliquer sur un bouton “J’accepte”. Il doit être informé de quelles informations seront collectées et comment elles seront utilisées avant que cela ne se produise.
Une autre base légale fréquemment utilisée est les intérêts légitimes. Les entreprises peuvent utiliser des données personnelles sans permission si elles ont une raison valable. C’est autorisé tant que cela ne nuit pas aux droits et intérêts de l’individu.
Les intérêts légitimes peuvent inclure des choses comme le marketing, la prévention de la fraude ou la sécurité informatique. Cependant, les entreprises doivent équilibrer leurs intérêts avec ceux des personnes concernées.
Les intérêts légitimes ne peuvent pas être utilisés comme base légale s’il existe un moyen moins intrusif d’atteindre le même résultat.
Par exemple, une entreprise pourrait arguer qu’elle a un intérêt légitime à analyser les données des clients pour le marketing direct.
Cependant, si un client a clairement refusé de recevoir des communications marketing, les intérêts légitimes de l’entreprise seraient probablement supplantés par le droit de l’individu de s’opposer.
L’entreprise devra trouver une base différente pour ce traitement légal, comme le consentement, ou cesser complètement la gestion.
Choisir la Bonne Base pour le Traitement Légal
Identifier la légalité de chaque activité de traitement est crucial pour la conformité au RGPD.
La base légale appropriée dépendra de la situation spécifique et des objectifs du traitement. Dans certains cas, la base peut être évidente.
Un exemple est lorsqu’un employeur doit traiter les coordonnées bancaires d’un employé pour les paiements de salaire. Cela est fait en vertu de la base légale de “nécessaire pour un contrat”.
D’autres situations peuvent être moins claires. Considérez une entreprise qui souhaite traiter des informations client pour le marketing.
Elle pourrait être en mesure d’utiliser les intérêts légitimes comme base légale, en argumentant que les clients s’attendraient raisonnablement à ce traitement et que celui-ci a un impact minimal sur la vie privée.
Cependant, le consentement peut être un choix plus sûr, surtout si le marketing concerne des sujets sensibles ou si les clients ne s’attendraient pas raisonnablement à ce que leurs informations soient utilisées de cette manière.
Il est important que les entreprises décident de la base avant de commencer le traitement légal, et qu’elles documentent leur décision. Il n’est pas acceptable de chercher une légitimité après coup.
La légitimité du traitement affecte également les droits des individus. Par exemple, si une entreprise se base sur le consentement, les individus ont un droit plus fort de faire supprimer leurs données.
Catégories Spéciales de Données Personnelles
Il faut noter que le RGPD a des règles spéciales pour certaines catégories de données sensibles, connues sous le nom de “données de catégorie spéciale”.
Cela inclut des informations révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l’appartenance à un syndicat, les données génétiques, biométriques ou de santé.
Le RGPD interdit le traitement de ces données à moins que l’une des conditions spécifiques de l’Article 9 du RGPD ne soit remplie.
Ces conditions incluent le consentement explicite, nécessaire pour le droit du travail, les intérêts vitaux, l’intérêt public substantiel, et bien plus encore.
Le seuil pour le traitement des données spéciales est beaucoup plus élevé, et les entreprises doivent être très prudentes lorsqu’elles manipulent ce type d’informations sensibles.
Par exemple, une application de santé qui collecte des données sur les conditions médicales des utilisateurs traiterait des données de catégorie spéciale.
Elle doit obtenir l’autorisation des utilisateurs et avoir une raison légale solide pour traiter ces données sensibles.
Erreurs Courantes dans la Détermination de la Légalité du Traitement
Une erreur courante est de penser que traiter des données à des fins commerciales rend automatiquement cela légal en vertu du RGPD. Cependant, la nécessité seule ne suffit pas pour justifier la légalité du traitement.
Le traitement légal doit s’inscrire dans l’un des six fondements énoncés dans le RGPD.
Un autre problème survient lorsque les entreprises tentent de s’appuyer sur une légitimité qui ne s’applique pas vraiment.
Une entreprise peut dire que le traitement est nécessaire pour un contrat. Cependant, si ce traitement n’est pas crucial pour fournir le service, l’argument n’est pas valide.
De même, les entreprises tentent parfois d’utiliser le consentement comme une base légale « passe-partout », même dans les cas où le consentement n’est pas donné librement ou où une autre base légale serait plus appropriée.
Un troisième problème est de ne pas être suffisamment spécifique sur la légalité. Les entreprises doivent lier chaque activité de traitement spécifique à une base légale.
Des déclarations générales comme “nous traitons les données sur la base des intérêts légitimes” ne sont pas suffisantes. L’entreprise doit expliquer quel est l’intérêt légitime et comment il s’applique à chaque type de traitement.
Meilleures Pratiques pour Assurer un Traitement Légal
Pour se conformer aux règles de légalité du RGPD, les entreprises doivent :
- Cartographier chacune de leurs activités et identifier la base légale pour chacune d’elles.
- Lorsqu’elles se basent sur le consentement, s’assurer que les procédures d’obtention du consentement respectent les normes du RGPD.
- Lorsqu’elles se basent sur les intérêts légitimes, documenter comment elles ont équilibré leurs intérêts avec les droits des individus.
- Éviter les déclarations générales sur la légalité et être spécifiques pour chaque activité de traitement distincte.
- Permettre aux individus d’exercer leurs droits en fonction de la base légale applicable.
- Réviser régulièrement les activités et les bases légales pour assurer la conformité continue.
Documenter les Bases Légales
Documenter la légalité de chaque activité est une partie clé de la conformité au RGPD. Cette documentation doit expliquer :
- Quelles DPI sont traitées
- Le but du traitement
- Quelle base légale s’applique et pourquoi
- Comment l’entreprise respectera les droits des individus en fonction de la légalité
- L’évaluation des intérêts légitimes de l’entreprise (le cas échéant)
Maintenir et mettre à jour cette documentation au fil du temps est nécessaire. C’est une preuve importante de conformité qui peut être fournie aux autorités de surveillance sur demande.
L’Importance du Traitement Légal
Déterminer la base légale pour le traitement des informations est un pilier de la conformité au RGPD. Les entreprises ont besoin d’une base légale valide pour éviter les plaintes, les demandes d’accès, et les amendes des régulateurs.
Faire les choses correctement en matière de légalité est essentiel pour établir une relation de confiance avec les clients et éviter d’endommager la réputation.
De plus, établir des bases légales pour le traitement est simplement une bonne hygiène des données. Les entreprises peuvent améliorer la manière dont elles gèrent les informations en pensant de manière critique aux raisons pour lesquelles elles les utilisent et en choisissant la meilleure base légale. Ce processus implique de considérer le but des informations et de s’assurer qu’il s’aligne avec les exigences légales.
Cela jette les bases pour tirer une plus grande valeur des ressources tout en respectant les droits et les attentes des individus.
L’initiative du RGPD pour un traitement légal bénéficie en fin de compte tant aux consommateurs qu’aux entreprises. Les consommateurs gagnent en transparence et en contrôle sur la façon dont leurs informations sont utilisées.
Et les entreprises peuvent fonctionner avec plus de certitude et renforcer la confiance des clients. Les entreprises qui traitent les données des résidents de l’UE doivent donner la priorité à l’établissement de raisons légales pour le traitement des DPI. Cela nécessite d’investir du temps et des efforts.
