Traitement Licite

Le Règlement Général sur la Protection des Données, ou RGPD, établit des règles strictes sur la manière dont les entreprises peuvent effectuer un traitement licite des DPI des individus dans l’Union Européenne.

Au cœur de ces règles se trouve l’exigence selon laquelle tout traitement de données personnelles doit avoir une base légale. Il existe six bases légales pour traiter licitement les données en vertu du RGPD.

Les entreprises doivent déterminer la base légale appropriée avant de traiter les données personnelles.

Quelles sont les Six Bases Légales pour le Traitement des Données Personnelles ?

Le RGPD définit six motifs légaux pour traiter les données personnelles :

1. La personne concernée a donné son consentement pour traiter ses données dans un but spécifique.

Le traitement est nécessaire pour :

1. Remplir un contrat avec la personne concernée.
2. Respecter une obligation légale.
3. Protéger les intérêts vitaux de quelqu’un.
4. Exécuter une tâche d’intérêt public.
5. Les intérêts légitimes de l’entreprise, sauf lorsque ces intérêts sont supplantés par les droits de la personne concernée.

Examinons plus en détail quelques-unes de ces bases légales. Le consentement est l’une des bases légales les plus couramment utilisées.

Lorsqu’on se base sur le consentement, il est crucial qu’il soit spécifique, éclairé et non équivoque. Les cases pré-cochées ou le consentement implicite ne sont pas valides en vertu du RGPD.

Par exemple, si un site web souhaite utiliser des cookies pour suivre le comportement des utilisateurs à des fins publicitaires, il doit obtenir le consentement clair et affirmatif de l’utilisateur.

Une bannière indiquant “en utilisant ce site, vous acceptez les cookies” ne serait pas suffisante. L’utilisateur doit cliquer sur un bouton “J’accepte”. Il doit être informé des informations collectées et de leur utilisation avant que cela ne se produise.

Une autre base légale fréquemment utilisée est les intérêts légitimes. Les entreprises peuvent utiliser les données personnelles sans autorisation si elles ont une raison valable. Cela est autorisé tant que cela ne nuit pas aux droits et intérêts de l’individu.

Les intérêts légitimes peuvent inclure le marketing, la prévention de la fraude ou la sécurité informatique. Cependant, les entreprises doivent équilibrer leurs intérêts avec ceux des personnes concernées.

Les intérêts légitimes ne peuvent être invoqués comme base légale si une méthode moins intrusive peut atteindre le même résultat.

Par exemple, une entreprise peut estimer qu’elle a un intérêt légitime à analyser les données des clients à des fins de marketing direct.

Cependant, si un client a clairement exprimé son opposition à recevoir des communications de marketing, les intérêts légitimes de l’entreprise seraient probablement supplantés par le droit de l’individu de s’opposer.

L’entreprise devrait alors trouver une autre base légale pour ce traitement ou cesser complètement la manipulation.

Choisir la Bonne Base pour un Traitement Licite

Identifier la licéité de chaque activité de traitement est crucial pour la conformité au RGPD.

La base légale appropriée dépendra de la situation spécifique et des objectifs de celle-ci. Dans certains cas, la base peut être évidente.

Un exemple est lorsqu’un employeur doit traiter les coordonnées bancaires de ses employés pour les paiements de salaire. Cela se fait sur la base légale de “nécessaire pour le contrat”. 

D’autres situations peuvent être moins claires. Par exemple, une entreprise qui souhaite traiter des informations clients à des fins marketing.

Elle peut utiliser les intérêts légitimes comme base légale, en argumentant que les clients pourraient raisonnablement s’attendre à ce traitement et qu’il a un impact minimal sur leur vie privée.

Cependant, le consentement peut être un choix plus sûr, surtout si le marketing concerne des sujets sensibles ou si les clients ne s’attendent pas raisonnablement à ce que leurs informations soient utilisées de cette manière.

Il est important que les entreprises décident de la base avant de commencer le traitement licite et documentent leur décision. Il n’est pas acceptable de chercher une base légale après coup.

La base légale pour le traitement affecte également les droits des individus. Par exemple, si une entreprise se base sur le consentement, les individus ont un droit plus fort de voir leurs données supprimées.

Catégories Spéciales de Données Personnelles

Il est à noter que le RGPD établit des règles spéciales pour certaines catégories sensibles de ressources, appelées “données de catégorie spéciale”.

Cela inclut les informations révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, les données génétiques, biométriques ou de santé.

Le RGPD interdit le traitement de celles-ci à moins qu’une des conditions spécifiques de l’article 9 du RGPD ne s’applique.

Ces conditions incluent le consentement explicite, nécessaire pour le droit du travail, les intérêts vitaux, l’intérêt public substantiel, et plus encore.

Le seuil pour traiter ces données spéciales est bien plus élevé, et les entreprises doivent être particulièrement prudentes lorsqu’elles manipulent ces types de données sensibles.

Par exemple, une application de santé qui collecte des données sur les conditions médicales des utilisateurs analyserait des données de catégorie spéciale.

Elle doit obtenir la permission des utilisateurs et avoir une raison légale solide pour analyser ces données sensibles.

Erreurs Courantes dans la Détermination de la Licéité du Traitement

Une erreur courante est de penser que le traitement des données à des fins commerciales le rend automatiquement légal en vertu du RGPD. Cependant, la nécessité seule ne suffit pas pour justifier la licéité.

Le traitement licite doit correspondre à l’une des six bases prévues par le RGPD.

Un autre problème survient lorsque les entreprises tentent de se baser sur des fondements légaux qui ne s’appliquent pas réellement.

Une entreprise peut dire que le raffinage est nécessaire pour un contrat. Cependant, si le raffinage n’est pas crucial pour fournir le service, la revendication n’est pas valable.

De même, les entreprises tentent parfois d’utiliser le consentement comme une base légale “générique”, même dans les cas où le consentement n’est pas donné librement ou lorsqu’une autre base légale serait plus appropriée.

Un troisième problème est de ne pas être suffisamment spécifique quant à la licéité. Les entreprises doivent lier chaque activité de traitement spécifique à une base légale.

Des déclarations générales comme “nous traitons les données sur la base des intérêts légitimes” ne sont pas suffisantes. L’entreprise doit expliquer quel est l’intérêt légitime et comment il s’applique à chaque type de traitement.

Meilleures Pratiques pour Assurer un Traitement Licite

Pour se conformer aux règles de licéité du RGPD, les entreprises devraient :

• Cartographier chacune de leurs activités et identifier la base légale pour chacune.
• Lorsqu’elles se basent sur le consentement, s’assurer que les procédures pour l’obtenir répondent aux normes du RGPD.
• Lorsqu’elles se basent sur des intérêts légitimes, documenter comment elles ont équilibré leurs intérêts avec les droits des individus.
• Éviter les déclarations générales sur la licéité et être spécifiques pour chaque activité de traitement distincte.
• Permettre aux individus d’exercer leurs droits en fonction de la base légale applicable.
• Examiner régulièrement les activités et les bases légales pour garantir une conformité continue.

Documenter les Bases Légales

Documenter la licéité pour chaque activité est une partie clé de la conformité au RGPD. Cette documentation devrait expliquer :

• Quelles données personnelles sont traitées
• L’objectif de l’analyse
• Quelle base légale s’applique et pourquoi
• Comment l’entreprise respectera les droits des individus en fonction de la licéité
• L’évaluation des intérêts légitimes de l’entreprise (si applicable)

Maintenir et mettre à jour cette documentation au fil du temps est nécessaire. C’est une preuve importante de conformité qui peut être fournie aux autorités de contrôle sur demande.

L’Importance du Traitement Licite

Déterminer la base d’un traitement licite de l’information est une pierre angulaire de la conformité au RGPD. Les entreprises ont besoin d’une base légale valide pour éviter les plaintes, les demandes d’accès et les amendes des régulateurs.

Obtenir la licéité est essentiel pour instaurer la confiance avec les clients et éviter les dommages à la réputation.

En outre, établir des bases légales pour le traitement est simplement une bonne hygiène de données. Les entreprises peuvent améliorer leur gestion des informations en réfléchissant de manière critique à pourquoi elles les utilisent et en choisissant la meilleure base légale. Ce processus implique de considérer l’objectif des informations et de s’assurer qu’il s’aligne avec les exigences légales.

Cela pose les bases pour tirer une plus grande valeur des ressources tout en respectant les droits et attentes des individus.

L’orientation du RGPD vers un traitement licite bénéficie finalement à la fois aux consommateurs et aux entreprises. Les consommateurs obtiennent une plus grande transparence et un meilleur contrôle sur l’utilisation de leurs informations.

Et les entreprises peuvent fonctionner avec plus de certitude et renforcer la confiance des clients. Les entreprises traitant les données des résidents de l’UE doivent prioriser l’établissement des raisons légales pour traiter les données personnelles. Cela nécessite de consacrer du temps et des efforts.