Conformité SOX. Aperçu et liste de contrôle.

La conformité réglementaire est une partie importante des affaires, surtout lorsque vous faites partie d’un service financier. De plus, vous devez toujours être conscient d’une fuite de données sensibles, sinon vous risquez de perdre la confiance des clients et votre réputation. Dans cet article, vous découvrirez l’une des procédures réglementaires les plus importantes, la loi Sarbanes – Oxley, communément appelée SOX.

Qui doit se conformer à SOX ?

SOX s’applique à toutes les entreprises qui font des affaires aux États-Unis et aux entreprises dont les actions sont cotées en bourse aux États-Unis, quel que soit leur lieu d’enregistrement et la portée de l’entreprise. SOX s’applique également aux cabinets comptables qui réalisent des audits de conformité SOX. La conformité SOX sera exigée des entreprises lors du démarrage d’une offre publique initiale (IPO).

Ce que vous devez savoir sur la conformité SOX

En 2002, le Congrès des États-Unis a promulgué la loi Sarbanes – Oxley pour protéger les entreprises publiques des actions frauduleuses internes et externes et rendre les états financiers plus transparents. Cela a été une réponse aux scandales d’entreprise et de comptabilité dans des entreprises célèbres telles qu’Enron, Adelphia et WorldCom. En raison de cette loi, les entreprises cotées en bourse (y compris les entreprises étrangères) formalisent leur système de poids et de contrepoids. Le point clé de SOX est de construire des relations de confiance entre les entreprises et leurs parties prenantes. Pour être prêt pour l’audit SOX, vous devez connaître certaines exigences.

Exigences de conformité SOX :

• Les PDG et les directeurs financiers sont personnellement responsables de tous les documents de l’entreprise, qui doivent être complets et exacts. C’est l’exigence de la section 302 de SOX. De plus, ils deviennent responsables de tous les contrôles internes et de la révision des contrôles des 90 derniers jours.
• Toutes les déficiences doivent être signalées en suivant la procédure correcte dès que possible pour assurer leur transparence.
• Assurez-vous que votre politique de sécurité des données est mise à jour et maintenue par tous les utilisateurs. Chaque entreprise doit avoir une stratégie complète de sécurité des données. Elle devrait être mise en œuvre pour protéger et sécuriser toutes les informations financières pendant le flux de travail.
• La documentation doit être disponible à tout moment avec des données à jour. Cela prouve que l’entreprise est conforme et surveille en permanence les mesures de conformité SOX.

En passant, vous devez comprendre que SOX concerne également votre département informatique, car il est responsable du stockage de la documentation de l’entreprise. Cela signifie que vous devez également prêter une attention particulière à la manière dont les enregistrements sont stockés pour vous conformer à SOX.

Liste de contrôle SOX

Il est difficile de tout garder à l’esprit. C’est pourquoi avoir une liste de contrôle pour la conformité SOX est une chose très utile. Tant que vous l’aurez, vous pourrez garder à l’esprit tout ce sur quoi vous devez vous concentrer et suivre la bonne voie. Voici quelques réflexions sur ce qui devrait être inclus dans votre liste :

1. Restez toujours à jour. Assurez-vous que votre logiciel est correctement configuré et n’est pas abandonné par un fournisseur.
2. Fournissez le niveau d’accès nécessaire à l’auditeur pour vérifier votre documentation financière. Elle devrait être claire et compréhensible. Il ne devrait y avoir aucun changement, car toutes vos déclarations seront comparées aux précédentes.
3. Ne reportez pas les rapports sur les violations et tous les problèmes liés aux procédures de conformité.
4. Soyez conscient des alertes et gardez-les enregistrées. Cela vous donnera de nombreux avantages pendant la période d’audit, mais vous devrez tout maintenir tout au long de l’année.

Bien sûr, vous pouvez étendre cette liste. Ici, nous vous donnons juste le noyau, les choses les plus importantes. Les prochaines étapes dépendront de vous. Et une chose importante que vous devriez écrire dans votre rappel est que tous les dossiers financiers, courriels, et toute autre information liée à l’entreprise devraient être disponibles pour les auditeurs pendant au moins 5 ans.

Contrôles internes SOX

Pour être prêt pour l’audit, vous devez vous assurer que tous vos systèmes internes sont à jour et organisés. Cela signifie que vous devez savoir comment toutes les données sont conservées. Cela inclut l’accès, la sécurité, la sauvegarde des données et la gestion des modifications. Ces quatre contrôles internes seront examinés par les auditeurs dans le cadre de l’audit annuel. Il est significatif de montrer votre portée dans ces contrôles. Selon la section 404 de SOX, chaque année, les auditeurs vérifieront comment vous maintenez bien les contrôles internes. Passons en revue chaque contrôle de plus près :

• Accès. Il existe deux types de contrôles : physique et électronique. Chaque utilisateur n’a accès qu’aux informations nécessaires pour faire son travail. C’est l’un des principaux objectifs de l’audit SOX.
• Sécurité. Cela signifie que vous pouvez protéger votre système contre une fuite de données.
• Sauvegarde des données. Cela signifie que vous avez tous vos rapports financiers dans les sauvegardes hors site.
• Gestion des modifications. Cela signifie que vous devez garder tous vos processus à jour, vous permettant de suivre les utilisateurs, ainsi que d’installer de nouveaux logiciels pour changer et mettre à jour votre base de données.

Il est à noter que les entreprises devraient engager des agences d’audit indépendantes pour les besoins SOX. Ainsi, une seule et même entreprise d’audit ne peut pas faire différents audits pour vous. Cela est nécessaire pour éviter les conflits d’intérêts, car les auditeurs SOX vérifient vos états financiers.

Logiciels de conformité

Pour être conforme à SOX, il est essentiel de démontrer votre compétence en matière de contrôles internes. Ces contrôles sont créés pour identifier et prévenir les erreurs et fraudes dans vos dossiers financiers. Pour montrer votre compétence en matière de conformité SOX, vous devez toujours vous assurer que tout est sous contrôle. Étant donné que l’équipe informatique est également responsable de la conformité, ce département a également besoin de soutien. Par exemple, une solution précise qui automatise une grande partie du travail de routine. Ici, vous pouvez utiliser le logiciel de conformité. Découvrez la plateforme DataSunrise Data and Database Security qui facilite votre audit et la SOX ne sera plus difficile :

• Surveillez tous les changements affectant les transactions financières comme les modifications de données et les configurations de base de données. De plus, vous pouvez auditer l’accès aux documents stockés dans Amazon S3 et les masquer si besoin est de cacher certaines informations sensibles à certains utilisateurs. DataSunrise vous permet de choisir le mode de déploiement le plus adapté : Proxy, Sniffer ou lecture des journaux d’audit de la base de données.
• Protéger les données financières contre un accès non autorisé. DataSunrise vous permet de configurer facilement le niveau d’accès utilisateur aux données, en leur fournissant des privilèges minimaux et suffisants.
• Centralisez et automatisez les règles d’audit, de sécurité et de configurations de masquage dynamique grâce à notre gestionnaire de conformité. Il vous aide à maintenir différentes réglementations, y compris SOX. Ici, nous utilisons la découverte périodique de données sensibles en utilisant les relations de table.
• Séparez les tâches et garantissez l’indépendance des auditeurs. DataSunrise Audit et Security vous aide à contrôler l’accès des utilisateurs. Chaque utilisateur aura accès uniquement aux données nécessaires. Cela aide à prévenir les activités frauduleuses et la falsification des journaux d’audit.
• Connaître les vulnérabilités d’une version spécifique de la base de données. Le logiciel DataSunrise scanne toutes les bases de données et évalue leurs vulnérabilités. Vous verrez les problèmes existants et les étapes de remédiation suggérées.
• Transférez en toute sécurité uniquement les informations nécessaires entre les différents départements de votre entreprise avec un masquage statique de données. Cela vous permet de créer un ensemble de données correctement limité avec un remplacement sélectionné des données privées réelles par des valeurs factices.
• Voir chaque activité des utilisateurs internes et externes grâce au système de reporting simple et flexible de DataSunrise.

Il existe de nombreuses exigences pour le contrôle interne, le reporting financier et les divulgations. Souvent, les entreprises doivent se conformer à plus d’une réglementation. Par exemple, pour SOX, vous devez vous concentrer sur l’intégrité de l’audit et du reporting. Mais pour HIPAA, vous devez protéger toutes les données de vos clients pour éviter leur fuite. C’est un défi et coûteux si vous devez vous conformer aux deux procédures en même temps.

DataSunrise et la conformité SOX

DataSunrise vous aide à contrôler, automatiser et administrer la réglementation SOX avec l’outil de conformité réglementaire des bases de données.

DataSunrise assure une protection complète des données dans les bases de données SQL et NoSQL avec analyse de la conformité, configuration et application des politiques de sécurité. DataSunrise dispose d’une variété de règles et de politiques de sécurité, y compris le masquage dynamique des données, l’audit des données, le blocage des accès non autorisés et la prévention des injections SQL.

De plus, DataSunrise fournit une génération automatique de rapports. Obtenez les rapports d’audit, de sécurité, d’erreurs d’opérations sur toutes les requêtes sur des données sensibles, toutes les requêtes non autorisées et les opérations échouées avec des données sensibles. Découvrez plus sur le DDRC en action.

Le logiciel de sécurité des données et des bases de données DataSunrise vous assure de respecter un certain nombre de réglementations telles que SOX, HIPAA, GDPR et autres. Nous offrons une gamme de solutions d’audit et de sécurité des données pour vous aider à répondre aux différentes obligations, allant de l’audit des données à la sécurité des données dans le cloud ou sur site. L’implémentation du logiciel DataSunrise vous permet de vous concentrer sur votre activité et de gagner du temps et de l’argent.