Conformité DSAR

Avec l’entrée en vigueur de réglementations telles que le RGPD (Règlement général sur la protection des données) et le CCPA (Loi californienne sur la protection de la vie privée), les gens comprennent mieux leurs droits en matière de confidentialité. Avec cette prise de conscience viennent des actions. Par conséquent, cela signifie que les entreprises reçoivent de nombreuses demandes d’accès de la part des consommateurs parce que tout le monde veut savoir dans quel but leurs données sont collectées et comment elles seront traitées. Il serait formidable si le traitement de ces demandes devenait automatique. Dans cet article, vous apprendrez comment vous pouvez simplifier ce processus.

Qu’est-ce que le DSAR et comment s’y conformer ?

La demande d’accès des personnes concernées (DSAR) est une méthode par laquelle une personne concernée peut demander à une entreprise quelles informations personnelles elle possède et à quelles fins elles seraient utilisées. Selon ces demandes, les consommateurs peuvent demander à l’entreprise d’accéder, de corriger ou de supprimer leurs informations privées. De plus, toutes ces demandes concernent également les tiers avec lesquels les informations personnelles sont partagées. Cela signifie que si un client demande la suppression de ses données personnelles, elles doivent également être supprimées de leur côté. Le processus de demande de droits doit être aussi simple que possible. Par exemple, vous pouvez avoir un formulaire de demande sur votre site ou les coordonnées du département responsable de ces demandes. De plus, les consommateurs ne doivent pas être obligés de demander leurs informations par écrit. Ils peuvent simplement vous demander quelque chose comme “quelles données avez-vous sur moi” ?

Dans la plupart des cas, les consommateurs demandent une liste de toutes les informations privées qu’une entreprise détient sur un client ou un employé. Parfois, seules des informations spécifiques peuvent être demandées. Pour comprendre ce qui peut être inclus dans les demandes d’accès des personnes concernées, vous devez savoir quels sont les droits des clients et des employés. Voici quelques droits des personnes concernées :

Confirmation que vous traitez des informations personnelles ;
Accès aux informations personnelles ;
Catégories de données traitées ;
Informations sur les processus de prise de décision automatisée ;
Le nom des tiers avec lesquels des informations personnelles peuvent être partagées.

Rappelez-vous que les consommateurs ne doivent pas avoir de raison pour demander une DSAR à tout moment. Les entreprises ne peuvent demander qu’une vérification de l’identité de la personne concernée pour être sûres qu’il n’y aura pas de violation accidentelle de données.

Il existe des exceptions dans les situations où une personne peut soumettre une DSAR au nom d’une autre personne, par exemple :

Demande concernant un enfant par une personne ayant la responsabilité parentale ;
Demande au nom de l’employé ou du client ;
Lorsque la personne concernée demande de l’aide à un ami ou un parent.

Assurez-vous que le tiers demande réellement au nom de votre client ou employé. À cette fin, vous pouvez demander des documents supplémentaires tels qu’un acte de naissance, un pouvoir notarié, ou tout autre document prouvant la relation.

Les entreprises doivent répondre aux demandes d’accès des personnes concernées dans un délai limité. Pour le RGPD, c’est 30 jours et pour le CCPA, c’est 45 jours. Si vous ne pouvez pas fournir la réponse dans ce délai, vous devez en informer la personne concernée dès que possible, en expliquant pourquoi vous ne pouvez pas répondre à la demande dans les délais. Dans le cas contraire, vous ne serez pas conforme et devrez payer de lourdes amendes.

L’une des choses les plus importantes lorsque vous envoyez une DSAR est de vous assurer qu’il n’y a pas d’informations personnelles sur une autre personne ou entreprise. Dans de tels cas, vous pouvez expurger les informations dans la demande, sinon il y aura une violation de données.

Pour réduire le risque d’erreur, les DSAR doivent être traitées par une personne expérimentée. Habituellement, il s’agit d’un DPD (Délégué à la Protection des Données). Il est bon d’avoir un guide avec des instructions pas à pas au cas où le DPD serait indisponible, afin que le processus ne soit pas interrompu. Il peut être utile qu’une partie de vos employés sachent comment répondre aux DSAR. Par conséquent, le processus peut devenir plus simple. Cette pratique vous aide à avoir une bonne image parmi vos consommateurs, étant donné que toutes les demandes sont traitées à temps.

Automatisation des DSAR. Pourquoi est-ce important ?

L’un des moments clés lorsque vous traitez des DSAR est de trouver certaines informations sur le consommateur. Les informations personnelles peuvent être stockées à différents endroits, comme dans le cloud ou en local. Ce processus est chronophage lorsque vous devez trouver manuellement toutes les informations personnelles concernant une personne donnée. Ensuite, vous devez compiler un rapport pour le consommateur. En résumé, le processus de traitement des DSAR est complexe. C’est pourquoi les entreprises recherchent une solution qui aidera à automatiser ce processus partiellement ou totalement.

Les entreprises peuvent réduire le temps nécessaire à la réalisation du rapport grâce à des solutions automatiques. Si le temps est réduit, les consommateurs seront satisfaits de la rapidité de la fourniture du rapport. Si vous avez un consommateur satisfait, cela influencera positivement l’image de votre entreprise. Vous pouvez traiter un grand nombre de telles demandes sans aucun retard. Les employés n’ont pas besoin de faire une recherche et un rapport manuels, vous pouvez donc économiser leur temps pour des tâches importantes.

Simplifiez le processus de conformité DSAR avec DataSunrise

DataSunrise propose une solution complète qui vous aidera à simplifier le processus DSAR. Notre fonctionnalité DSAR dispose de mécanismes de recherche et de rapport puissants qui simplifient le traitement des demandes d’accès. Vous aurez la possibilité de rechercher de manière sécurisée toutes les informations dont vous avez besoin dans vos bases de données. De plus, la fonctionnalité DSAR de DataSunrise est facile à utiliser. Suivez deux étapes pour démarrer :

Tout d’abord, vous devez configurer les paramètres de recherche en fonction d’une tâche de découverte de données ;
Ensuite, spécifiez les données dont vous avez besoin et lancez la tâche de recherche.

En conséquence, vous obtiendrez un rapport avec les données demandées. Vous disposez des données de réponse DSAR et vous êtes en conformité avec des réglementations telles que CCPA et RGPD.

Avec la fonctionnalité DSAR de DataSunrise, vous serez en conformité avec des réglementations telles que le RGPD, le CCPA et plus encore. Assurez-vous que toutes les demandes d’accès des personnes concernées sont faites conformément aux normes de sécurité. De plus, vous n’avez pas besoin de mettre en œuvre de nombreux outils différents pour traiter les DSAR, ce qui permet d’économiser votre budget.

Il devrait toujours y avoir une personne (DPD, par exemple) qui sera responsable de vérifier et de remplir le formulaire de demande de la bonne manière. Mais avec l’aide de la solution DSAR automatique, le temps passé sur chaque demande sera considérablement réduit. Vous êtes invité à essayer notre solution DSAR pour voir ses avantages.