Trattamento Legittimo
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, o GDPR, stabilisce regole rigide su come le aziende possono condurre il trattamento legittimo dei PII degli individui nell’Unione Europea.
Al centro di queste regole c’è il requisito che tutti i trattamenti di dati personali devono avere una base giuridica. Ci sono sei basi legali per il trattamento legittimo dei dati ai sensi del GDPR.
Le aziende devono determinare la base legale appropriata prima di trattare i dati personali.
Quali Sono Le Sei Basi Legittime per il Trattamento dei Dati Personali?
Il GDPR delinea sei motivi legali per trattare i dati personali:
- Il soggetto dei dati ha dato il consenso per trattare i suoi dati per uno scopo specifico.
Il trattamento è necessario per:
- Adempiere un contratto con il soggetto dei dati.
- Rispettare un obbligo legale.
- Proteggere gli interessi vitali di qualcuno.
- Eseguire un compito di interesse pubblico.
- Interessi legittimi della società, a meno che tali interessi non siano superati dai diritti del soggetto dei dati.
Esaminiamo più nel dettaglio alcune di queste basi legittime. Il consenso è una delle basi legali più comunemente utilizzate.
Quando si fa affidamento sul consenso, è fondamentale che esso sia specifico, informato e inequivocabile. Le caselle pre-selezionate o il consenso implicito non sono validi ai sensi del GDPR.
Ad esempio, se un sito web vuole utilizzare i cookie per tracciare il comportamento degli utenti a scopo pubblicitario, deve ottenere un consenso chiaro e affermativo dall’utente.
Un banner che dice “utilizzando questo sito, accetta i cookie” non sarebbe sufficiente. Invece, l’utente deve cliccare su un pulsante “Accetto”. Deve essere informato su quali informazioni saranno raccolte e come verranno utilizzate prima che ciò accada.
Un’altra base legittima frequentemente utilizzata sono i legittimi interessi. Le aziende possono utilizzare i dati personali senza permesso se hanno una ragione valida. Questo è permesso finché non danneggia i diritti e gli interessi dell’individuo.
I legittimi interessi potrebbero includere cose come il marketing, la prevenzione delle frodi o la sicurezza IT. Tuttavia, le aziende devono bilanciare i loro interessi con gli interessi della persona.
I legittimi interessi non possono essere utilizzati come base legittima se esiste un modo meno invasivo per raggiungere lo stesso risultato.
Ad esempio, una società potrebbe sostenere di avere un interesse legittimo nell’analizzare i dati dei clienti per il marketing diretto.
Tuttavia, se un cliente ha chiaramente obiettato a ricevere comunicazioni di marketing, è probabile che i legittimi interessi dell’azienda siano superati dal diritto dell’individuo di opporsi.
L’azienda avrebbe bisogno di trovare una base diversa per questo trattamento legittimo, come il consenso, o cessare tale trattamento del tutto.
Scegliere la Giusta Base per il Trattamento Legittimo
Identificare la liceità di ogni attività di trattamento è cruciale per la conformità al GDPR.
La base appropriata per il trattamento legittimo dipenderà dalla situazione specifica e dagli scopi dello stesso. In alcuni casi, la base potrebbe essere ovvia.
Un esempio è quando un datore di lavoro necessita di trattare i dettagli bancari di un dipendente per i pagamenti degli stipendi. Questo avviene sotto la base legale di “necessaria per il contratto”.
Altre situazioni potrebbero essere meno chiare. Consideri una società che vuole trattare le informazioni dei clienti per il marketing.
Potrebbero essere in grado di utilizzare i legittimi interessi come loro base legittima, sostenendo che i clienti si aspetterebbero ragionevolmente questo trattamento e avrebbe un impatto minimo sulla privacy.
Tuttavia, il consenso potrebbe essere una scelta più sicura, soprattutto se il marketing coinvolge argomenti sensibili o se i clienti non si aspetterebbero ragionevolmente che le loro informazioni vengano utilizzate in questo modo.
È importante che le aziende decidano la base prima di iniziare il trattamento legittimo e documentino la loro decisione. Non è accettabile cercare una liceità dopo il fatto.
La liceità del trattamento influisce anche sui diritti degli individui. Ad esempio, se un’azienda si basa sul consenso, gli individui hanno un diritto più forte a far cancellare i loro dati.
Categorie Speciali di Dati Personali
Vale la pena notare che il GDPR ha regole speciali per determinate categorie sensibili di dati, noti come “dati di categoria speciale”.
Questo include informazioni che rivelano l’origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, dati genetici, biometrici o sulla salute.
Il GDPR vieta il trattamento di tali dati a meno che non si applichi una delle condizioni specifiche dell’articolo 9 del GDPR.
Tali condizioni includono il consenso esplicito, necessario per il diritto del lavoro, interessi vitali, interesse pubblico sostanziale, e altro.
La soglia per trattare dati speciali è molto alta e le aziende devono essere particolarmente attente quando trattano questo tipo di informazioni sensibili.
Ad esempio, un’app sanitaria che raccoglie dati sulle condizioni mediche degli utenti starebbe analizzando dati di categoria speciale.
Devono ottenere il permesso degli utenti e avere una forte ragione legale per analizzare dati sensibili.
Errori Comuni nella Determinazione della Liceità del Trattamento
Un errore comune è pensare che trattare i dati per scopi aziendali renda automaticamente legale ai sensi del GDPR. Tuttavia, la necessità da sola non è sufficiente per la liceità.
Il trattamento legittimo deve rientrare in una delle sei basi previste dal GDPR.
Un’altra questione è quando le aziende tentano di fare affidamento su una base di liceità che non si applica realmente.
Una società può dire che il raffinamento è necessario per un contratto. Tuttavia, se il raffinamento non è cruciale per la fornitura del servizio, la pretesa non è valida.
Allo stesso modo, le aziende a volte cercano di utilizzare il consenso come una base legale “universale”, anche nei casi in cui il consenso non è liberamente dato o dove un’altra base legale sarebbe più appropriata.
Un terzo problema è non essere abbastanza specifici riguardo alla liceità. Le aziende dovrebbero collegare ciascuna attività di trattamento specifica alla liceità.
Dichiarazioni generali come “trattiamo i dati basandoci su interessi legittimi” non sono sufficienti. L’azienda deve spiegare qual è l’interesse legittimo e come si applica a ciascun tipo di trattamento.
Migliori Pratiche per Garantire il Trattamento Legittimo
Per rispettare le regole del GDPR in materia di liceità, le aziende dovrebbero:
- Mappare ciascuna delle loro attività e identificare la base legale per ciascuna.
- Quando si fa affidamento sul consenso, assicurarsi che le procedure per ottenere il consenso soddisfino gli standard del GDPR.
- Quando si fa affidamento sugli interessi legittimi, documentare come hanno bilanciato i loro interessi con i diritti degli individui.
- Evitare dichiarazioni generali sulla liceità e essere specifici per ciascuna attività di trattamento distinta.
- Consentire alle persone di esercitare i loro diritti in base alla base legale applicabile.
- Rivedere regolarmente le attività e le basi legali per garantire la conformità continua.
Documentare le Basi Legali
Documentare la liceità per ciascuna attività è una parte fondamentale della conformità al GDPR. Questa documentazione dovrebbe spiegare:
- Quali PII vengono trattati
- Lo scopo dell’analisi
- Quale base legale si applica e perché
- Come l’azienda sosterrà i diritti degli individui in base alla liceità
- La valutazione degli interessi legittimi dell’azienda (se applicabile)
Mantenere e aggiornare questa documentazione nel tempo è necessario. È una prova importante della conformità che può essere fornita alle autorità di controllo su richiesta.
L’Importanza del Trattamento Legittimo
Determinare la base del trattamento legittimo delle informazioni è un pilastro della conformità al GDPR. Le aziende hanno bisogno di una base legale valida per evitare reclami, richieste di accesso, e sanzioni dalle autorità regolatrici.
Rispettare la liceità è essenziale per costruire la fiducia con i clienti ed evitare danni alla reputazione.
Inoltre, stabilire le basi legittime per il trattamento è semplicemente una buona pratica per la gestione dei dati. Le aziende possono migliorare il modo in cui trattano le informazioni pensando in modo critico ai motivi per cui le utilizzano e selezionando la migliore base legale. Questo processo richiede considerare lo scopo delle informazioni e assicurarsi che sia in linea con i requisiti legali.
Questo crea le basi per ottenere un maggiore valore dalle risorse rispettando i diritti e le aspettative degli individui.
La spinta del GDPR per il trattamento legittimo alla fine beneficia sia i consumatori che le aziende. I consumatori ottengono maggiore trasparenza e controllo su come vengono utilizzate le loro informazioni.
E le aziende possono operare con maggiore certezza e costruire fiducia con i clienti. Le aziende che trattano i dati dei residenti nell’UE devono dare priorità alla creazione di motivi legittimi per trattare i PII. Questo richiede investire tempo e sforzi.
