Trattamento Legale

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, o GDPR, stabilisce regole rigorose su come le aziende possono condurre il trattamento legale dei PII degli individui nell’Unione Europea.

Al centro di queste regole c’è il requisito che tutti i trattamenti dei dati personali devono avere una base giuridica. Esistono sei basi giuridiche per il trattamento legale dei dati ai sensi del GDPR.

Le aziende devono determinare la base giuridica appropriata prima di trattare i dati personali.

Quali Sono le Sei Basi Giuridiche per il Trattamento dei Dati Personali?

Il GDPR delinea sei motivi legali per trattare i dati personali:

Il soggetto dei dati ha dato il consenso per trattare i suoi dati per uno scopo specifico.

Il trattamento è necessario per:

Adempiere a un contratto con il soggetto dei dati.
Rispettare un obbligo legale.
Proteggere gli interessi vitali di qualcuno.
Svolgere un compito di interesse pubblico.
Interessi legittimi dell’azienda, tranne quando tali interessi sono superati dai diritti del soggetto dei dati.

Esaminiamo alcuni di questi motivi legali di trattamento più in dettaglio. Il consenso è una delle basi giuridiche più comunemente utilizzate per esso.

Quando si fa affidamento sul consenso, è fondamentale che sia specifico, informato e inequivocabile. Le caselle pre-selezionate o il consenso implicito non sono validi ai sensi del GDPR.

Per esempio, se un sito web vuole utilizzare i cookie per tracciare il comportamento degli utenti a fini pubblicitari, dovrebbe ottenere il consenso chiaro e affermativo dell’utente.

Un banner che dice “usando questo sito, accetti i cookie” non sarebbe sufficiente. Invece, l’utente deve cliccare su un pulsante “Accetto”. Dovrebbero essere informati su quali informazioni saranno raccolte e come verranno utilizzate prima che ciò avvenga.

Un’altra base giuridica frequentemente utilizzata sono gli interessi legittimi. Le aziende possono utilizzare i dati personali senza permesso se hanno una ragione valida. Questo è consentito a condizione che non danneggi i diritti e gli interessi dell’individuo.

Gli interessi legittimi potrebbero includere cose come marketing, prevenzione delle frodi o sicurezza IT. Tuttavia, le aziende devono bilanciare i loro interessi con quelli della persona.

Gli interessi legittimi non possono essere utilizzati come base giuridica se esiste un modo meno invasivo per ottenere lo stesso risultato.

Per esempio, un’azienda potrebbe sostenere di avere un interesse legittimo nell’analizzare i dati dei clienti per il marketing diretto.

Tuttavia, se un cliente ha chiaramente obiettato a ricevere comunicazioni di marketing, gli interessi legittimi dell’azienda probabilmente verrebbero superati dal diritto dell’individuo di obiettare.

L’azienda dovrebbe trovare una diversa base per questo trattamento legale, come il consenso, o cessare completamente la gestione.

Scegliere la Giusta Base per il Trattamento Legale

Identificare la legalità di ciascuna attività di trattamento è cruciale per la compliance al GDPR.

La base legale appropriata per il trattamento dipenderà dalla situazione specifica e dagli scopi del trattamento. In alcuni casi, la base può essere ovvia.

Un esempio è quando un datore di lavoro necessita di trattare i dettagli bancari di un dipendente per i pagamenti salariali. Questo viene fatto sulla base legale di “necessario per il contratto”.

Altre situazioni possono essere meno chiare. Consideri un’azienda che vuole trattare le informazioni dei clienti per il marketing.

Potrebbero essere in grado di utilizzare gli interessi legittimi come loro base giuridica, sostenendo che i clienti ragionevolmente si aspettino questo trattamento e che abbia un impatto minimo sulla privacy.

Tuttavia, il consenso potrebbe essere una scelta più sicura, specialmente se il marketing riguarda argomenti sensibili o se i clienti non si aspettano ragionevolmente che le loro informazioni siano utilizzate in questo modo.

È importante che le aziende decidano la base prima di iniziare il trattamento legale e documentino la loro decisione. Non è accettabile cercare una legalità dopo il fatto.

La legalità del trattamento influenza anche i diritti degli individui. Per esempio, se un’azienda si basa sul consenso, gli individui hanno un diritto più forte di vedere i loro dati cancellati.

Categorie Speciali di Dati Personali

Vale la pena notare che il GDPR ha regole speciali per determinate categorie sensibili di risorse, note come “dati di categoria speciale”.

Questo include informazioni che rivelano l’origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, dati genetici, biometrici o sanitari.

Il GDPR vieta il trattamento di questi dati a meno che non si applichi una delle condizioni specifiche dell’Articolo 9 del GDPR.

Queste condizioni includono il consenso esplicito, necessario ai fini del diritto del lavoro, interessi vitali, interesse pubblico sostanziale e altro.

L’asticella per gestire i dati speciali è molto più alta, e le aziende devono essere estremamente caute quando gestiscono questo tipo di informazioni sensibili.

Per esempio, un’app sanitaria che raccoglie dati sulle condizioni mediche degli utenti starebbe analizzando dati di categoria speciale.

Devono ottenere il permesso degli utenti e avere una forte ragione legale per analizzare dati sensibili.

Errori Comuni nella Determinazione della Legalità del Trattamento

Un errore comune è pensare che la gestione dei dati per scopi commerciali li renda automaticamente legali ai sensi del GDPR. Tuttavia, la necessità da sola non è sufficiente per la legalità.

Il trattamento legale deve rientrare in una delle sei basi stabilite dal GDPR.

Un altro problema è quando le aziende cercano di fare affidamento su una legalità che non si applica realmente.

Un’azienda potrebbe dire che la raffinazione è necessaria per un contratto. Tuttavia, se la raffinazione non è cruciale per fornire il servizio, la pretesa non è valida.

Allo stesso modo, le aziende a volte cercano di usare il consenso come base giuridica “onnicomprensiva”, anche in casi in cui il consenso non è dato liberamente o in cui un’altra base giuridica sarebbe più appropriata.

Un terzo problema è non essere abbastanza specifici sulla legalità. Le aziende dovrebbero collegare ciascuna attività di gestione specifica a una legalità.

Dichiarazioni generali come “trattiamo dati basati su interessi legittimi” non sono sufficienti. L’azienda deve spiegare quale sia l’interesse legittimo e come si applichi a ciascun tipo di gestione.

Migliori Pratiche per Garantire il Trattamento Legale

Per conformarsi alle regole del GDPR sulla legalità, le aziende dovrebbero:

Mappare ciascuna delle loro attività e identificare la base giuridica per ciascuna.
Quando si fa affidamento sul consenso, assicurarsi che le procedure per ottenere il consenso soddisfino gli standard del GDPR.
Quando si fa affidamento su interessi legittimi, documentare come hanno bilanciato i loro interessi con i diritti degli individui.
Evitare dichiarazioni generali sulla legalità e essere specifici per ciascuna attività di gestione distinta.
Consentire agli individui di esercitare i loro diritti in base alla base giuridica applicabile.
Rivedere regolarmente le attività e le basi giuridiche per garantire la conformità continua.

Documentare le Basi Giuridiche

Documentare la legalità per ciascuna attività è una parte fondamentale della conformità al GDPR. Questa documentazione dovrebbe spiegare:

Quali PII vengono trattati
Lo scopo dell’analisi
Quale base giuridica si applica e perché
Come l’azienda sosterrà i diritti individuali in base alla legalità
La valutazione degli interessi legittimi dell’azienda (se applicabile)

Mantenere e aggiornare questa documentazione nel tempo è necessario. È una prova importante di conformità che può essere fornita alle autorità di controllo su richiesta.

L’Importanza del Trattamento Legale

Determinare la base per il trattamento legale delle informazioni è un pilastro della conformità al GDPR. Le aziende devono avere una base giuridica valida per evitare reclami, richieste di accesso e multe da parte dei regolatori.

Ottenere la legalità giusta è essenziale per costruire la fiducia dei clienti ed evitare danni alla reputazione.

Inoltre, stabilire basi per il trattamento legale è semplicemente una buona igiene dei dati. Le aziende possono migliorare come gestiscono le informazioni riflettendo criticamente sulle ragioni per cui le utilizzano e selezionando la migliore base giuridica. Questo processo implica considerare lo scopo delle informazioni e garantire che siano in linea con i requisiti legali.

Questo stabilisce le basi per trarre maggiore valore dalle risorse rispettando i diritti e le aspettative degli individui.

La spinta del GDPR per il trattamento legale alla fine beneficia sia i consumatori che le imprese. I consumatori ottengono maggiore trasparenza e controllo su come vengono utilizzate le loro informazioni.

E le aziende possono operare con maggiore certezza e costruire la fiducia dei clienti. Le aziende che gestiscono i dati dei residenti nell’UE devono dare priorità all’istituzione di motivi legittimi per il trattamento dei PII. Questo richiede investimento di tempo e impegno.