Conformità a PIPEDA

Che Cos’è il PIPEDA?

Il Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) funge da fondamento delle normative sulla privacy in Canada, stabilendo gli standard su come le organizzazioni del settore privato devono gestire i dati personali.

Il PIPEDA obbliga le organizzazioni a dichiarare apertamente le loro procedure di raccolta, utilizzo e distribuzione dei dati, fornendo la massima trasparenza agli individui. Questa legge prevede anche che le organizzazioni ottenengano il consenso di una persona prima di raccogliere, utilizzare o condividere le sue informazioni personali.

I clienti devono essere informati di tutti gli scopi per cui le informazioni vengono raccolte e utilizzate. Se il cliente richiede correzioni o cancellazioni, l’azienda deve apportare le modifiche necessarie senza ritardi. Devono anche comprendere a cosa stanno dando il loro consenso. Affinché il consenso sia considerato valido, le organizzazioni devono fornire informazioni sulle loro regole e normative sulla privacy in modo comprensibile.

Il PIPEDA si applica generalmente ai seguenti servizi forniti dal governo:

• Assicurazione contro la disoccupazione
• Pensioni
• Sicurezza pubblica e politica federale
• Raccolta e rimborso delle tasse
• Sicurezza delle frontiere

Chi Deve Conformarsi al PIPEDA?

Il PIPEDA è la legge federale sulla privacy in Canada che regola le organizzazioni del settore privato che raccolgono, utilizzano o divulgano informazioni personali durante le loro attività commerciali. Si applica non solo alle organizzazioni all’interno del Canada, ma anche a quelle al di fuori del paese se gestiscono i dati personali di individui residenti in Canada. Nonostante l’esistenza di leggi provinciali sulla privacy per le organizzazioni del settore pubblico, il PIPEDA rimane la legge di riferimento per la privacy nel settore privato in queste regioni. Inoltre, le organizzazioni che gestiscono informazioni personali sensibili, come i registri sanitari, possono essere soggette a requisiti PIPEDA ancora più rigorosi.

PIPEDA e GDPR (General Data Protection Regulation)

PIPEDA e GDPR condividono l’obiettivo di proteggere le informazioni personali e tutelare i diritti alla privacy degli individui, ma differiscono per diversi aspetti:

• Copertura geografica. Mentre il PIPEDA regola le organizzazioni del settore privato in Canada, il GDPR si estende a tutte le organizzazioni che operano all’interno dell’Unione Europea, indipendentemente dalla localizzazione dell’elaborazione dei dati.
• Diritti di cancellazione. Secondo il GDPR, gli individui hanno il diritto di cancellare i propri dati personali, anche noto come “diritto all’oblio”, che non è garantito dal PIPEDA.
• Nomina di un responsabile della protezione dei dati. Il GDPR obbliga le organizzazioni a nominare un responsabile della protezione dei dati in determinati casi, mentre il PIPEDA non ha questo obbligo.
• Sanzioni per non conformità. Sia il PIPEDA che il GDPR impongono sanzioni serie per la non conformità, ma le sanzioni del GDPR possono essere più severe, raggiungendo fino al 4% del fatturato annuo globale di un’azienda o 20 milioni di euro, a seconda di quale sia maggiore.

L’Importanza di Adesione al PIPEDA

Adesione al PIPEDA è cruciale per preservare i diritti alla privacy degli individui e stabilire fiducia nelle organizzazioni. La conformità al PIPEDA dimostra l’impegno di un’organizzazione nella gestione responsabile dei dati e nella protezione della privacy, potenzialmente migliorando la sua reputazione e la fedeltà dei clienti.

La Checklist del PIPEDA

Questa checklist può aiutare le organizzazioni a garantire che le informazioni personali siano gestite in modo sicuro e conforme ai requisiti stabiliti dal PIPEDA.

Per conformarsi al PIPEDA, le organizzazioni devono:

• Ottenere il consenso dagli individui per raccogliere, utilizzare o divulgare le loro informazioni personali.
• Raccogliere solo informazioni personali e critiche per l’attività, spiegando chiaramente il motivo della loro necessità.
• Utilizzare e divulgare informazioni personali solo per lo scopo per cui sono state raccolte, a meno che non sia stato ottenuto un ulteriore consenso.
• Controllare la correttezza delle informazioni personali e apportare eventuali modifiche necessarie tempestivamente.
• Applicare politiche di sicurezza per proteggere le informazioni personali da accessi e utilizzi non autorizzati.
• Conservare le informazioni personali solo finché sono necessarie per gli scopi per cui sono state raccolte. Devono eliminarle in modo sicuro quando non sono più necessarie.
• Ricordare che gli individui hanno il diritto di accedere e richiedere correzioni delle loro informazioni personali, e le organizzazioni devono fornire accesso entro un lasso di tempo ragionevole.

Danno reputazionale, perdita di fiducia dei clienti e sanzioni finanziarie sono alcune delle conseguenze che le organizzazioni che non rispettano le misure sopra menzionate possono affrontare.

Soluzioni di DataSunrise per la Conformità a PIPEDA

Le organizzazioni devono avere procedure chiare per garantire che le informazioni personali siano gestite responsabilmente. DataSunrise aiuta a controllare, automatizzare e amministrare la regolamentazione PIPEDA con lo Strumento di Conformità alla Regolamentazione dei Database.

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