Conformità a PIPEDA

Che Cos’è PIPEDA?

Il Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) serve come fondamento delle normative sulla privacy in Canada, stabilendo gli standard per il modo in cui le organizzazioni del settore privato devono trattare i dati personali.

PIPEDA impone alle organizzazioni di dichiarare apertamente le loro procedure di raccolta, utilizzo e distribuzione dei dati, fornendo la massima visibilità agli individui. Questa legge impone inoltre alle organizzazioni di ottenere il consenso di un individuo prima di raccogliere, applicare o condividere le sue informazioni personali.

I clienti devono essere informati di tutte le finalità per le quali le informazioni vengono raccolte e utilizzate. Se il cliente richiede modifiche o cancellazioni, l’azienda deve apportare i cambiamenti necessari senza ritardi. Devono anche comprendere ciò a cui stanno acconsentendo. Perché il consenso sia considerato valido, le organizzazioni devono fornire informazioni sulle loro regole e regolamenti sulla privacy in modo comprensibile.

In generale, PIPEDA si applica ai seguenti servizi forniti dal governo:

Assicurazione contro la disoccupazione
Benefici pensionistici
Sicurezza pubblica e politiche federali
Raccolta e rimborsi fiscali
Sicurezza delle frontiere

Chi Deve Conformarsi a PIPEDA?

PIPEDA è la legge federale canadese sulla privacy che disciplina le organizzazioni del settore privato nella raccolta, nell’uso o nella divulgazione di informazioni personali durante le loro attività commerciali. Si applica non solo alle organizzazioni all’interno del Canada, ma anche a quelle al di fuori del paese se gestiscono i dati personali di individui residenti in Canada. Nonostante l’esistenza di leggi provinciali sulla privacy per le organizzazioni del settore pubblico, PIPEDA rimane la principale legge sulla privacy per il settore privato in queste regioni. Inoltre, le organizzazioni che trattano informazioni personali sensibili, come i dati sanitari, potrebbero essere soggette a requisiti PIPEDA ancora più severi.

PIPEDA e GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati)

PIPEDA e GDPR condividono l’obiettivo di salvaguardare le informazioni personali e tutelare i diritti alla privacy degli individui, ma differiscono in diversi aspetti:

Copertura geografica. Mentre PIPEDA regola le organizzazioni del settore privato in Canada, GDPR si estende a tutte le organizzazioni operanti nell’Unione Europea, indipendentemente dalla localizzazione del trattamento dei dati.
Diritti di cancellazione. Gli individui hanno il diritto di vedere cancellati i propri dati personali secondo il GDPR, conosciuto anche come il “diritto all’oblio”, diritto non concesso dal PIPEDA.
Nomina di un responsabile della protezione dei dati. Il GDPR obbliga le organizzazioni a nominare un responsabile della protezione dei dati in determinati casi, obbligo non previsto dal PIPEDA.
Sanzioni per la non conformità. Sia PIPEDA che GDPR impongono sanzioni gravi per la non conformità, ma le sanzioni del GDPR possono essere più severe, arrivando fino al 4% del fatturato annuo globale di un’azienda o a 20 milioni di euro, a seconda di quale sia superiore.

L’Importanza di Adempiere a PIPEDA

Adempiere a PIPEDA è cruciale per preservare i diritti alla privacy degli individui e stabilire la fiducia nelle organizzazioni. La conformità a PIPEDA dimostra l’impegno di un’organizzazione verso una gestione responsabile dei dati e la protezione della privacy, potenzialmente migliorando la propria reputazione e la fedeltà dei clienti.

La Checklist di PIPEDA

Questa checklist può aiutare le organizzazioni a garantire che le informazioni personali siano gestite in modo sicuro e conforme ai requisiti stabiliti da PIPEDA.

Per conformarsi a PIPEDA, le organizzazioni devono:

Ottenere il consenso dagli individui per raccogliere, utilizzare o divulgare le loro informazioni personali.
Raccogliere solo le informazioni personali e critiche per il business, spiegando chiaramente il motivo della loro necessità.
Utilizzare e divulgare le informazioni personali solo per lo scopo per cui sono state raccolte, a meno che non sia stato ottenuto un consenso aggiuntivo.
Verificare la correttezza delle informazioni personali e apportare eventuali modifiche necessarie tempestivamente.
Applicare politiche di sicurezza per proteggere le informazioni personali da accessi e usi non autorizzati.
Conservare le informazioni personali solo per il tempo necessario per gli scopi per i quali sono state raccolte. Devono eliminarle in modo sicuro quando non sono più necessarie.
Ricordare che gli individui hanno il diritto di accedere e richiedere la correzione delle loro informazioni personali, e le organizzazioni devono fornire accesso entro un lasso di tempo ragionevole.

Il danno reputazionale, la perdita di fiducia dei clienti e le sanzioni finanziarie sono alcune delle conseguenze che potrebbero dover affrontare le organizzazioni che non rispettano le misure sopra descritte.

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Le organizzazioni dovrebbero avere procedure chiare per garantire che le informazioni personali siano trattate in modo responsabile. DataSunrise ti aiuta a controllare, automatizzare e amministrare la regolamentazione PIPEDA con lo Strumento di Conformità ai Regolamenti del Database.

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