Conformità DSAR

Quando regolamenti come il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) e il CCPA (California Consumer Privacy Act) sono entrati in vigore, le persone hanno acquisito maggiore consapevolezza dei loro diritti sulla privacy. Con questa consapevolezza arrivano le azioni. Pertanto, significa che le aziende ricevono molte richieste di accesso dai consumatori perché tutti vogliono sapere per quali scopi i loro dati vengono raccolti e come verranno elaborati. Sarebbe fantastico se l’elaborazione di queste richieste diventasse automatica. In questo articolo, Lei imparerà come può semplificare questo processo.

Che Cos’è il DSAR e Come Adeguarvisi?

La Richiesta di Accesso ai Dati degli Interessati (DSAR) è un metodo mediante il quale un interessato può chiedere a un’azienda quali informazioni personali possiede e per quali scopi verranno utilizzate. In base a queste richieste, i consumatori possono chiedere all’azienda di accedere, correggere o eliminare le loro informazioni private. Inoltre, tutte queste richieste coinvolgono anche terze parti con cui le informazioni personali sono condivise. Ciò significa che se un cliente chiede la cancellazione dei dati personali, questi devono essere eliminati anche dalla loro parte. Il processo di richiesta dei diritti dovrebbe essere il più semplice possibile. Ad esempio, Lei potrebbe avere un modulo di richiesta sul Suo sito o i contatti del reparto responsabile di tali richieste. Inoltre, i consumatori non devono necessariamente richiedere le loro informazioni per iscritto. Possono semplicemente chiederLe qualcosa come “quali dati possedete su di me?”.

Nella maggior parte dei casi, i consumatori richiedono un elenco di tutte le informazioni private che un’azienda possiede su un cliente o dipendente. A volte potrebbero essere richiesti solo dettagli specifici. Per comprendere cosa può essere incluso nelle richieste di accesso ai dati degli interessati, Lei dovrebbe conoscere quali diritti hanno i clienti e i dipendenti. Ecco alcuni diritti degli interessati che possono chiedere:

• Conferma che Lei stia elaborando informazioni personali;
• Accesso alle informazioni personali;
• Categorie di dati che vengono elaborati;
• Informazioni sui processi decisionali automatizzati;
• Il nome delle terze parti con cui le informazioni personali possono essere condivise.

Ricordi che i consumatori non dovrebbero avere alcuna ragione per chiedere un DSAR in qualsiasi momento lo desiderino. Le aziende possono solo chiedere la verifica dell’identità dell’interessato per essere sicuri che non vi siano violazioni dei dati non intenzionali.

Ci sono eccezioni in cui una persona può presentare un DSAR per conto di un’altra persona, ad esempio:

• Richiesta riguardante un bambino da parte di una persona con responsabilità genitoriale;
• Richiesta per conto del dipendente o del cliente;
• Quando l’interessato chiede aiuto a un amico o a un parente.

Si assicuri che la terza parte stia effettivamente richiedendo per conto del Suo cliente o dipendente. A tal fine, Lei può chiedere documenti aggiuntivi come il certificato di nascita, il documento di procura o qualsiasi altro documento che dimostri la relazione.

Le aziende devono soddisfare le richieste di accesso ai dati degli interessati entro un periodo di tempo limitato. Per il GDPR è di 30 giorni e per il CCPA è di 45 giorni. Se Lei non può fornire la risposta entro questo lasso di tempo, deve notificarlo all’interessato il prima possibile con spiegazioni sul perché non può fornire la richiesta in tempo. Altrimenti, Lei non sarà conforme e dovrà pagare multe salate.

Una delle cose più importanti quando si invia un DSAR è assicurarsi che non ci sia alcun pezzo di informazione personale su una terza persona o azienda. In tali casi, Lei può redigere le informazioni nella richiesta, altrimenti ci sarà una violazione dei dati.

Per ridurre il rischio di errore, il DSAR dovrebbe essere gestito da una persona esperta. Di solito, è un DPO (Data Protection Officer). È bene avere una guida con istruzioni passo-passo nel caso in cui il DPO non sia disponibile, in modo che il processo non venga interrotto. Può essere utile se una parte dei Suoi dipendenti conoscesse come rispondere ai DSAR. Pertanto, il processo potrebbe diventare più facile. Questa pratica La aiuta a creare una buona immagine tra i Suoi consumatori, dato che tutte le richieste vengono elaborate in tempo.

Automazione dei DSAR. Perché è Importante?

Uno dei momenti chiave durante l’elaborazione dei DSAR è trovare informazioni specifiche sul consumatore. Le informazioni personali possono essere memorizzate in vari luoghi come cloud storage o on-premises. Questo processo richiede tempo quando Lei deve trovare tutte le informazioni personali su una determinata persona manualmente. Dopo di che, deve compilare un report per il consumatore. In sintesi, il processo di soddisfacimento del DSAR è complesso. Ecco perché le aziende cercano una soluzione che aiuti ad automatizzare questo processo parzialmente o completamente.

Le aziende possono ridurre il tempo necessario per realizzare il report con soluzioni automatiche. Se il tempo è ridotto, i consumatori saranno soddisfatti dalla rapidità di fornitura del report. Se Lei ha un consumatore soddisfatto, influenzerà positivamente l’immagine della Sua azienda. Lei può gestire un gran numero di tali richieste senza ritardi. I dipendenti non hanno bisogno di cercare e realizzare il report manualmente, quindi può risparmiare tempo per compiti importanti.

Semplificare il Processo di Conformità DSAR con DataSunrise

DataSunrise ha una soluzione completa che La aiuterà a rendere più facile il processo di DSAR. La nostra funzionalità DSAR ha potenti meccanismi di ricerca e reportistica che semplificano l’elaborazione delle richieste di accesso. Avrà la possibilità di una ricerca sicura di qualsiasi informazione necessaria nei Suoi database. Inoltre, la funzionalità DSAR di DataSunrise è facile da usare. Segua due passaggi per iniziare:

• In primo luogo, deve configurare i parametri di ricerca basati su un compito di scoperta dei dati;
• Quindi, specifichi i dati di cui ha bisogno e avvii il compito di ricerca.

Di conseguenza, otterrà un report con i dati richiesti. Avrà i dati dalla risposta DSAR e rimarrà rispettoso delle normative come il CCPA e il GDPR.

Con la funzionalità di conformità DSAR di DataSunrise, sarà in linea con regolamenti come il GDPR, il CCPA e altri. Si assicuri che tutte le richieste degli interessati siano fatte rispettando gli standard di sicurezza. Inoltre, non ha bisogno di implementare molti strumenti diversi per l’elaborazione del DSAR, quindi risparmia il Suo budget.

Ci dovrebbe sempre essere una persona (per esempio, il DPO) responsabile della verifica e soddisfazione della richiesta nel modo giusto. Ma con l’aiuto di una soluzione DSAR automatica, il tempo trascorso per ogni richiesta sarà significativamente ridotto. Lei è invitato a provare la nostra soluzione DSAR per vederne i vantaggi.